Tomohon, 04 Nov 2015
MAKALAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM LEMBAGA
SEKOLAH”
Disusun oleh
CHRISTIAN E. WONDAL
13 318 256
ADP-1 / SEM 5
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MANADO
DI TONDANO
2015
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................................................i
DAFTAR ISI.......................................................................................................................................................ii
ABSTRAK..........................................................................................................................................................iii
BAB
I
PENDAHULUAN..................................................................................................................1
1.
Latar Belakang.........................................................................................................................................1
2.
Identifikasi
Masalah...............................................................................................................................1
3.
Tujuan dan Manfaat ..............................................................................................................................2
4.
Metodologi Penelitian...........................................................................................................................2
BAB
II LANDASAN
TEORI............................................................................................................3
2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN..................................................................................................3
2.1.
Database......................................................................................................................................................3
2.2.
Informasi.....................................................................................................................................................3
2.3.
Sistem...........................................................................................................................................................3
2.4.
Sistem Informasi......................................................................................................................................3
2.5.
Manajemen................................................................................................................................................4
2.6.
System Information Management
(SIM)......................................................................................4
BAB
3
PEMBAHASAN....................................................................................................................5
3.
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN SEKOLAH.............................................................................5
3.1.
Tujuan Sistem Informasi
Manajemen Sekolah...........................................................................5
3.2. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen
Sekolah.......5
3.3. Ruang lingkup SIM di Sekolah...........................................................................................................6
3.4. Material Penyusun Sistem Informasi Manajemen Sekolah...................................................8
3.5. Analisa dan Perancangan Sistem......................................................................................................9
3.6. Analisa Kebutuhan Sistem................................................................................................................11
3.7. Analisa Kelayakan Sistem.................................................................................................................12
3.8. Implementasi Sistem...........................................................................................................................12
BAB
4
PENUTUP..........................................................................................................................15
4.1. Kesimpulan.............................................................................................................................................15
4.2. Saran..........................................................................................................................................................15
DAFTAR
PUSTAKA......................................................................................................................16
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kepada
kehadirat Tuhan yang Maha Kuasa yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya
atas terselesaikannya makalah ini yang bertemakan “KONSEP SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DALAM LEMBAGA SEKOLAH”.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memahami tentang KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM LEMBAGA
SEKOLAH lebih dalam lagi, yang penyusun
sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Makalah ini di susun oleh
penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun
maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama
pertolongan dari Tuhan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Penyusun juga tidak lupa mengucapkan terima kasih
kepada teman-teman, dosen-dosen yang telah banyak membantu penyusun agar dapat
menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih
luas kepada pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan.
Penyusun mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.
Tomohon,
Oktober 2015
Penyusun
CHRISTIAN E. WONDAL
i
ABSTRAK
Karya
ilmiah ini direncanakan untuk menyediakan informasi bagi setiap lembaga
pendidikan mengenai konsep sistem informasi manajemen sekolah. Di dalamnya,
berbagai praktek dan pilihan dipertimbangkan untuk perencanaan dan implementasi
System Information Management (SIM) dalam lembaga sekolah. Penemuan
dalam karya ilmiah didasarkan pada berbagai tinjauan mengenai software SIM
sekolah yang sudah diterapkan. Terkait hal ini, berbagai lembaga pendidikan dan
sekolah memerlukan suatu layanan atau fasilitas untuk memberikan informasi akademik untuk setiap siswa, guru, dan
pihak umum secara cepat dan akurat. Hal ini diwujudkan melalui penggunaan website
setiap lembaga pendidikan.
SIM didefinisikan melalui informasi mengenai konsep
dan berbagai aspek pendukung yang diperlukan untuk membangun MIS sekolah. Karya
ilmiah ditutup melalui kesimpulan dan rekomendasi bagi pihak sekolah untuk
lebih memahami dan mengimplementasikan MIS secara lebih baik.
Kata kunci: MIS, akademik, website, software
BAB 1
PENDAHULUAN
1. PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Suatu lembaga pendidikan formal memiliki keinginan
untuk menjelaskan, mendefinisikan serta menerapkan suatu model pendidikan yang berdasarkan
ekspektasinya memilki kapabilitas dan sesuai dengan perkembangan zaman.
Manajemen pendidikan pada era informasi merupakan
suatu prioritas untuk kelangsungan pendidikan atau dengan kata lain merupakan
suatu bentuk pendidikan yang harus memiliki ciri khusus untuk menciptakan hasil
yang sesuai dengan tujuan lembaga pendidikan. Hal ini disebabkan penurunan
perkembangan pendidikan dilihat dari segi kualitas dan hasil dari ekspektasi
lembaga pendidikan. Selain itu, penurunan ini juga disebabkan oleh tidak
tersedianya manajemen yang baik untuk mengelola pendidikan di beberapa lembaga
pendidikan.
Pendidikan harus menetapkan visi dan misi yang jelas
untuk memproduksi keputusan yang berkualitas dan beroperasi secara maksimal
seiring perkembangan zaman. Untuk mewujudkan hal ini, perlu dibuat suatu
struktur dan manajemen yang pasti dan sesuai dengan visi dan misi lembaga
pendidikan. Melalui penggunaan internet dan sistem informasi, lembaga
pendidikan dapat mengembangkan manajemen yang baik.
Menurut UU No. 20 tahun 2003 adalah usaha sadar dan
terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta
didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan
spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia,
serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.
Pendidikan pada dasarnya adalah proses komunikasi yang di dalamnya berisi suatu
transformasi pengetahuan, berbagai nilai dan keterampilan baik di dalam maupun
luar sekolah yang berlangsung secara konstan dari satu generasi ke generasi
berikutnya.
2. Identifikasi Masalah
2.1. Konsep sistem informasi manajemen.
2.2. Penggunaan SIM di lembaga pendidikan.
2.3. Analisa SIM lembaga pendidikan.
2.4. Prinsip-prinsip SIM di sekolah.
2.5.
Kebutuhan-kebutuhan pendukung SIM.
3.
Tujuan dan Manfaat
3.1. Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk
menganalisa penggunaan SIM / sistem informasi manajemen dalam berbagai lembaga
sekolah, memahami konsep manajemen, memperdalam ilmu mengenai prinsip dan teori
serta menginvestigasi kebutuhan yang diperlukan untuk membangun sistem
informasi manajemen sekolah.
3.2. Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penulisan makalah ini
dikhususkan kepada lembaga pendidikan agar dapat memperdalam ilmu mengenai
sistem informasi manajemen sekolah dan menggunakannya untuk peningkatan
kualitas layanan baik bagi sekolah maupun pihak umum.
4.
Rumusan Masalah
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan,
penulis menyimpulkan masalah yang akan dianalisa dalam penulisan makalah ini,
antara lain :
4.1.
Mengetahui Tujuan Sistem
Informasi Manajemen Sekolah
4.2. Mengetahui Syarat dan Ruang
Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah
4.3.
Mengetahui Ruang lingkup SIM di Sekolah
4.4.
Mengetahui Material
Penyusun Sistem Informasi Manajemen Sekolah
4.5. Mengetahui Analisa dan Perancangan Sistem
4.6. Mengetahui Analisa Kelayakan Sistem
4.7. Mengetahui Implementasi Sistem
BAB 2
KAJIAN PUSTAKA
2. SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
2.1. Database
Database merupakan
koleksi data yang saling berhubungan yang dapat diperoleh dengan mudah dan
diproses dengan komputer.
2.2.
Informasi
Informasi merupakan data yang telah diproses, diatur,
dan diintegrasikan untuk menyediakan suatu pandangan tertentu. Informasi yang
berkualitas memiliki 5 kriteria, yaitu :
·
Akurat :
informasi harus bisa dipercaya, bebas dari kesalahan,
dan tidak membingungkan pengguna informasi.
·
Tepat waktu :
informasi
harus diterima tidak terlambat sehingga tidak mengganggu proses pengambilan
keputusan.
·
Relevan :
informasi yang diperoleh harus sesuai dengan masalah
yang dibahas.
·
Lengkap :
informasi yang disajikan lengkap sehingga mempermudah
penerima dalam menggunakannya untuk berbagai kegiatan.
·
Jelas :
informasi yang disampaikan harus jelas artinya / tidak
membingungkan pendengar
2.3.
Sistem
Sistem dijabarkan melalui pendekatan prosedur dan
pendekatankomponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem
berartisekumpulanprosedur-prosedur yang memiliki suatu tujuan tertentu
sedangkan berdasarkan pendekatan komponen,sistem berartisekumpulan komponen
yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.4.
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi hardware, software,
infrastruktur, dan personel terlatih yang diatur untuk memfasilitasi
perencanaan, kontrol, koordinasi, dan pembuatan keputusan dalam suatu
organisasi.
2.5.
Manajemen
Manajemen adalah pengelolaan dan koordinasi berbagai
aktivitas bisnis dengan tujuan untuk mencapai suatu objektif yang diinginkan.
Manajemen sering dimasukkan sebagai faktor produksi suatu organisasi seiring
dengan mesin, material, dan biaya. Menurut ahli manajemen, Peter Drucker
(1909-2005), tugas dasar manajemen adalah pemasaran dan inovasi.
Praktek manajemen modern berasal dari studi dari masa
lampau yang dilakukan Sir Thomas More (1478 – 1535) dengan melihat berbagai
kegagalan dan rendahnya efisiensi kesuksesan beberapa perusahaan. Manajemen
berisi berbagai fungsi yang saling berkaitan untuk membuat peraturan
perusahaan, pengaturan, perencanaan, pengontrolan, dan pengarahan sumber
daya organisasi dengan tujuan untuk mencapai objektif yang sesuai dengan peraturan
yang telah dibuat.
2.6.
System
Information Management (SIM)
System Information Manajemen / SIM merujuk kepada suatu sistem berbasis komputer
yang menyediakan suatu alat bagi manajer untuk menyusun, mengevaluasi, dan
mengelola berbagai departemen dalam organisasi secara efisien.
Untuk menyediakan informasi baik informasi lama, baru,
dan masa depan, sistem informasi manajemen dapat menggunakan software yang
membantu dalam membuat keputusan, sumber daya seperti database, hardware
sistem, sistem pendukung keputusan, manajemen sumber daya manusia dan proyek,
dan berbagai proses terkomputerisasi lain yang membantu departemen dalam
bekerja secara lebih efisien.
BAB 3
PEMBAHASAN
3.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH
3.1.
Tujuan Sistem Informasi
Manajemen Sekolah
Ada beberapa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi
manajemen sekolah, antara lain :
A. Bagi pihak sekolah
a.
Memperudah proses pengelolaan data akademik dan non
akademik.
b.
Menyediakan suatu laporan perkembangan siswa dalam proses
pengajaran.
c.
Menyediakan suatu laporan perkembangan pengajar dalam
kegiatan pembelajaran.
d.
Menjadi panduan untuk membuat peraturan sekolah.
e.
Berperan sebagai sarana komunikasi antara masyarakat
dan orang tua siswa tanpa batasan waktu dan tempat.
f.
Menjadi media promosi yang memperkenalkan sekolah.
g.
Sebagai sarana perluasan informasi / pengetahuan.
h.
Bagi pihak orang tua siswa
i.
Mempermudah orang tua dalam memonitor perkembangan
anak (siswa) di sekolah.
B. Bagi siswa
a. Menyediakan suatu media bagi siswa untuk memantau
perkembangan baik dari sisi akademik maupun non akademik.
b. Membantu siswa dalam memperoleh informasi mengenai
mata pelajaran yang disajikan di sekolah dan meningkatkan prestasi siswa
melalui database bahan pelajaran dan soal latihan.
c. Membantu siswa dalam persiapan sebelummemasuki jenjang
pendidikan selanjutnya, merencanakan karir, dan mengembangkan kemampuan sosial
atas dasar informasi dan pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah,
linkungan kerja, dan masyarakat.
3.2. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan
Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Ada beberapa faktor yang dapat menjadi syarat
kesuksesan sistem informasi manajemen suatu sekolah, antara lain :
a. Ketersediaan / availability
Informasi yang dipersiapkan untuk membuat sistem
informasi harus tersedia bagi pihak-pihak dalam sekolah. Hal ini merupakan
suatu hal mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.
b.
Mudah untuk dipahami / comprehensibility
Informasi yang tersedia di dalam sistem harus
dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem. Informasi yang termasuk di
dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin tugas-tugas dari sistem
informasi dan keputusan yang tepat.
c.
Kesesuaian / relevant
Informasi yang ada di sistem harus berupa informasi
yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan suatu organisasi. Informasi ini bisa
berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi, misi, ataupun tujuan dari
organisasi yang berkaitan.
d. Kelengkapan / completeness
Informasi yang lengkap tidak berarti banyaknya
informasi yang ada di dalam suatu sistem. Kelengkapan berarti informasi yang
diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku dalam organisasi yang
menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini berperan penting dalam
menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi penggunanya.
e.
Ketepatan waktu / timing
Penyediaan informasi yang tepat merupakan hal yang
penting untuk merancang suatu sistem informasi. Informasi harus memenuhi
syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis untuk membuat sistem akhir.
f.
Terorganisir / coordinated
Sistem informasi yang dibuat harus terstruktur
sehingga membuat sistem bekerja dengan baik. Letak sistem informasi manajemen
dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi
dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.
g.
Meningkatkan produktivitas
Sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan
produktivitas organisasi yang bersangkutan. Misalnya, sistem informasi
manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk membuat record mengenai
data siswa sekolah tersebut. Hal ini akan mempermudah pihak administrasi dalam
mengelola data dan juga mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.
3.3.
Ruang lingkup SIM di Sekolah
Sistem informasi manajemen sekolah memiliki suatu
ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk memberikan batasan yang jelas antara
bagian-bagian sistem yang ada dalam sistem. Ruang lingkup standar sistem
informasi manajemen sekolah meliputi :
a. Sistem Informasi Profil Sekolah
Merupakan sistem utama dari sekolah. Konten yang ada
di dalamnya berupa data sekolah yang terhubung dengan standar kode pengenal
sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan pendidikan nasional. Standar
kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk memperoleh
informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dinas
pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut pengembangan setiap
sekolah.
b.
Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia
Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini berkaitan
dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya antara lain pengelolaan penerimaan
pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar sementara dan tetap,
tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan tenaga pengajar.
c.
Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu
Sub-sistem yang berkaitan dengan pengelolaan informasi
mengenai siswa sekolah. Manajemen / pengelolaan informasi dilakukan dengan
menggunakan nomor induk siswa nasional / NISN.
d.
Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana
Sekolah
Sub-sistem yang mempermudah pengelolaan inventarisasi
sarana dan prasarana sekolah, persediaan, dan laporan mengenai pengelolaan
peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi lainnya adalah perencanaan biaya
mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris sekolah. Hal ini akan
mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa kebutuhan operasional
sekolah selama satu periode pengajaran.
e.
Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik
Merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di
sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang dengan struktur sebagai berikut :
·
Sudut pandang dewan kurikulum
·
Sudut pandang tenaga pengajar
·
Sudut pandang pihak pengusaha / eksekutif
·
Sudut pandang siswa
·
Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan
Sekolah
Sub-sistem yang berkaitan dengan manajemen keuangan
sekolah. Kontennya meliputi perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan
sekolah (RAPBS), laporan mengenai transaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah,
dan sistem akutansi yang terstruktur.
f.
Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat
Merupakan media untuk menghubungkan berbagai pihak
baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah. Hal ini bertujuan untuk
menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah / publikasi, menjelaskan
berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan menyediakan wadah dagi
berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang berkaitan dengan
sekolah.
3.4. Material Penyusun Sistem
Informasi Manajemen Sekolah
Untuk membuat suatu sistem berdasarkan ruang lingkup
sistem informasi manajemen sekolah, diperlukan bahan-bahan / material yang
sesuai. Hal ini bertujuan untuk mendukung terciptanya sistem informasi yang
baik. Beberapa material yang dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem
informasi manajemen sekolah, antara lain
:
a.
Profil
Siswa
Merupakan
data siswa secara keseluruhan. Hal ini meliputi biaya administrasi, biaya
sekolah, kelas, hasil prestasi, dan penghargaan serta catatan mengenai siswa
yang bersangkutan.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Registrasi Siswa
|
Data penerimaan siswa baru
|
2
|
Kelas dan Subjek Siswa
|
Data mengenai kelas dan subjek yang disediakan dalam
suatu kelas untuk siswa
|
3
|
Kartu Hasil Prestasi Siswa
|
Data mengenai hasil perolehan nilai siswa pada
subjek dan kelas tertentu
|
4
|
Biaya Sekolah Siswa
|
Data biaya dan iuran sekolah
|
5
|
Penghargaan dan Catatan Siswa
|
Data mengenai penghargaan dan catatan mengenai siswa
selama masa studi siswa
|
6
|
Surat Pengunduran Diri Siswa
|
Surat penjelasan siswa yang mengundurkan diri selama
masa studi
|
Tabel Kebutuhan Profil Siswa
|
||
b.
Subjek
dan Kelas Sekolah
Merupakan informasi mengenai kelas-kelas yang
ditawarkan sekolah seperti matematika dan bahasa dan subjek-subjek yang ada di
dalam kelas tersebut.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Kelas Sekolah
|
Informasi mengenai kelas yang ditawarkan sekolah
|
2
|
Subjek dalam Kelas Sekolah
|
Informasi mengenai subjek dalam suatu kelas yang
ditawarkan sekolah
|
3
|
Biaya Kelas
|
Informasi biaya dari berbagai kelas
|
Tabel Kebutuhan Subjek dan Kelas Sekolah
|
||
c.
Peran
Sistem Sekolah
Merupakan
konten mengenai peran dan tanggung jawab dari berbagai fakultas sekolah.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Tenaga Pengajar
|
Memungkinkan pengajar untuk mengelola data siswa
meliputi kuis, tugas, hasil ujian tengah semester dan akhir semester
|
2
|
Resepsionis
|
Memungkinkan resepsionis untuk menambah, menghapus, memperbaharui,
dan melihat data akademis dan biaya siswa
|
3
|
Kepala Sekolah
|
Memungkinkan kepala sekolah untuk melihat data
siswa, biaya, informasi dan kinerja staf sekolah
|
Tabel Kebutuhan Peran Sistem Sekolah
|
||
d. Perencanaan Sekolah
Merupakan Informasi mengenai jadwal kelas dan berbagai
peristiwa penting yang dilaksanakan di sekolah.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Jadwal Kelas
|
Informasi mengenai penambahan kelas baru,
pembaharuan jadwal kelas per masa studi, dan penjelasan seluruh jadwal kelas yang
ada dalam sekolah
|
2
|
Jadwal Peristiwa Penting / Event
|
Informasi mengenai berbagai tipe dan event yang
akan datang
|
Tabel Kebutuhan Perencanaan Sekolah
|
||
e. Kehadiran
Merupakan
suatu informasi dimana memungkinkan pembuatan laporan mengenai daftar kehadiran
siswa dan staf sekolah.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Kehadiran Siswa
|
Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan
kehadiran siswa
|
2
|
Kehadiran Staf Sekolah
|
Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan
kehadiran staf sekolah
|
Tabel Kebutuhan Kehadiran
|
||
3.5.
Analisa dan Perancangan
Sistem
a.
Analisa Sistem
Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian
sistem informasi ke dalam beberapa bagian dengan maksud untuk identifikasi dan
evaluasi. Berbagai permasalahan, kesempatan, dan hambatan, dan kebutuhan yang
diharapkan dianalia sehingga dapat dicari solusinya.
b. Analisa Kelemahan Sistem
Analisa kelemahan sistem dapat dilakukan dengan
meninjau permasalahan yang mengganggu sistem yang sudah digunakan / ada
sebelumnya. Masalah-masalah pada sistem dapat diidentifikasi melalui teknik analisa
ini terdiri dari beberapa komponen, yaitu :
·
Performance (kinerja),
·
Tingkat keberhasilan pengiriman message dalam
jaringan sistem (throughput).
- Waktu respon / jawaban sistem (response Time).
- Information (informasi), dapat dilihat melalui :
- Hasil
Dari hasil yang ada, dilihat apakah ada kekurangan
informasi, yakni :
·
kesesuaian informasi dengan masalah,
·
kelebihan informasi,
·
format informasi yang tidak berguna / dimanfaatkan,
·
ketidaktepatan informasi, dan
·
kesulitan pembuatan informasi.
a)
Masukan / input
Input data dapat
bermasalah jika data sulit untuk didapat, adanya pengulangan perolehan data,
terlalu banyak data yang diperoleh, dan kemungkinan perolehan data yang tidak
legal / melanggar hak cipta.
b)
Data yang disimpan
Data yang disimpan dapat menimbulkan permasalahan jika
data tidak aman dari berbagai ancaman dan tindak pembajakan, data tidak
terorganisir, data tidak fleksibel, dan data tidak dapat diakses.
c)
Economic (ekonomi),
dapat dilihat dari :
Biaya dimana dapat
menimbulkan masalah jika biaya yang diperlukan tidak diketahui, tidak dapat
ditelusuri, dan terlalu mahal.
d)
Profit / keuntungan
Profit dapat dicapai dengan melihat tren bisnis baru
dan peningkatan pemasaran.
e)
Control (kontrol),
dapat diteliti melalui :
·
Keamanan / kontrol yang kurang
Hal ini dapat
menyebabkan data masukan tidak cukup diolah, regulasi privasi data dapat
dilanggar, kemungkinan terjadinya pemrosesan error, dan pengambilan
keputusan yang tidak benar (error)
·
Keamanan yang terlalu ketat
Hal ini dapat
menyebabkan ketidakpraktisan bagi pelanggan dan pekerja dan penundaan
pemrosesan.
f)
Efficiency (efisiensi),
dapat dilihat melalui :
Waktu yang terbuang dikarenakan kesalahan orang dan
mesin / komputer
Hal ini dapat terjadi karena adanya pengulangan
pemasukan data, pengulangan pemrosesan data, dan pengulangan pembuatan
informasi.
g)
Material dan usaha yang sia-sia dikarenakan kesalahan
orang dan mesin / komputer.
Hal ini bisa dilihat jika usaha dan material yang
diperlukan untuk menjalankan suatu tugas sangat besar, Antara lain Service
(layanan), dapat dilihat melalui :
- Sistem membuat hasil yang tidak akurat.
- Sistem membuat hasil yang tidak konsisten.
- Sistem membuat hasil yang tidak dapat dipercaya.
- Sistem tidak mudah untuk digunakan.
- Sistem tidak mudah untuk belajar.
3.6. Analisa Kebutuhan Sistem
Analisa kebutuhan sistem terbagi menjadi 2, yaitu :
1. Kebutuhan Fungsional
Merupakan kemampuan sistem untuk menjalankan proses
dan menampilkan informasi sesuai dengan kepentingan pengguna. Beberapa
kebutuhan fungsional yang umum ada pada sistem informasi manajemen sekolah
adalah :
·
Administrator
Pada umumnya, pada suatu layanan sistem informasi
manajemen sekolah tugas yang dapat dilakukan administrator adalah
melakukan login ke sistem dan mengubah data siswa, guru, jadwal
pembelajaran, kelas, daftar nilai siswa, dan berita sekolah melalui penambahan
maupun penghapusan data.
·
Siswa
Siswa memiliki kebutuhan untuk mengakses sistem
menggunakan nomor induk masing-masing siswa, meninjau dan mem-print
nilai dan jadwal kelas yang diikuti, dan memperoleh bahan dan soal mata
pelajaran terkait melalui fitur download.
·
Guru
Guru dapat menggunakan sistem informasi manajemen
sekolah untuk memasukkan nilai masing-masing siswa dan materi yang diajarkan di
kelasnya. Nomor induk kependudukan dapat digunakan sebagai metode untuk login
bagi masing-masing guru.
·
Visitor / pengunjung
Pengunjung dapat melakukan pendaftaran siswa baru dan
melihat berita terkait sekolah melalui SIM.
2.
Kebutuhan Non Fungsional
Merupakan faktor pendukung yang mengoptimalkan kinerja
sistem. Hal ini dapat ditinjau dari :
a.
Kebutuhan Hardware
Syarat hardware
minimal yang diperlukan dalam implementasi SIM, antara lain :
·
Processor Intel Pentium
4
·
Hardisk 50GB
·
RAM 1GB
·
VGA 128MB
·
Sistem Operasi Windows 7
·
Kebutuhan Software
b.
Software yang digunakan dalam pembuatan program sistem dapt
berupa :
·
Sistem Operasi : Windows 7
·
Web Server : Apache/XAMPP
·
Database Server : MySQL
·
Script Engine : PHP
·
Web Browser : Google Chrome
·
Kebutuhan Pengguna
c. Kebutuhan
pengguna dalam tahap pembuatan sistem pada umumnya adalah :
a. System
analyst
·
Tugas : menganalisa sistem dengan mempelajari
kemungkinan timbulnya permasalahan dan penentuan kebutuhan sistem yang sesuai
untuk kemudian diidentifikasi sehingga dapat menghasilkan desain dan solusi
yang tepat.
b. Programmer
·
Tugas : penulisan kode program / pemrograman sistem
yang telah ditentukan sebelumnya berdasarkan rancangan yang telah dibuat system
analyst.
c. Operator /
pemakai
·
Tugas : menggunakan sistem atau dalam beberapa kasus
dapat berperan sebagai pengelola sistem dengan terlebih dahulu dilatih programmer
/ system analyst untuk mengetahui cara kerja sistem.
3.7. Analisa Kelayakan Sistem
Studi kelayakan sistem merupakan suatu penilaian
terhadap suatu sistem untuk menentukan apakah sistem yang telah
dikembangkan akan terus dijalankan atau diganti dengan sistem baru. Institusi
dan organisasi secara otomatis dianggap telah memenuhi standar kelayakan
teknologi jika sudah menggunakan program berbasis internet.
3.7.1. Analisa
kelayakan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :
a. Analisa
Kelayakan Teknologi
Teknologi dianggap layak jika informasi dari suatu
lembaga sekolah dapat diakses melalui layanan internet. Selain itu, suatu
repositori khusus institusi penyedia informasi perlu dibuat, selalu terhubung
dengan jaringan internet dalam waktu 24/7, dapat diakses kapanpun dan di
manapun.
b. Analisa
Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum dapat dilihat dari peraturan yang diterapkan
oleh institusinya. Hukum yang telah ditetapkan tidak boleh dilanggar melalui
kesalahan dalam penggunaan sistem atau berbagai aspek lainnya. Aspek utama yang
harus menjadi fokus untuk kelayakan jukum adalah masalah hak cipta. Untuk
menghindari masalah pembajakan / ilegalitas data, maka sistem harus disertakan
dengan kekuatan hukum melalui pembuatan hak cipta atas sistem tersebut.
Sistem baru yang akan digunakan dianggap layak jika
tidak menyimpang dari hukum yang ada, karena sistem yang diterapkan tidak
mengandung unsur SARA, pelecehan, dan tidak merupakan hasil pembajakan karya
individu lain. Hal ini perlu diutamakan untuk tidak menimbulkan masalah bagi
pihak sekolah yang bersangkutan.
3.7.2. Analisa
Kelayakan Operasional
Optimalisasi penerapan sistem dapat tercapai jika staf
yang akan menggunakan sistem diberikan pelatihan untuk memungkinkan operasi
sistem yang lebih baik. Hal ini ke depannya juga akan memberikan pengaruh
antara lain mempercepat proses arus data informasi dan meningkatkan ketepatan
informasi kepada pengguna.
Sistem yang dianggap layak secara operasional juga
dilihar dari sejauh mana kemampuan pengguna baik staf sekolah, guru, siswa,
orang tua siswa, dan masyarakat dalam menggunakannya. Jika mereka mampu
memahami penggunaan setiap bagian sistem, maka sistem dapat dianggap layak
secara operasional.
3.8. Implementasi Sistem
Tahapan implementasi terdiri atas 4 bagian, yaitu :
a)
Publikasi website
Hal ini dilakukan dengan memasukkan website yang
belum diolah ke internet sebagai prototype yang dapat diakses orang
lain.
b)
Pengujian sistem
Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui
kekurangan darisistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan.
Uji programdilakukan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap sistem
tersebut. Ada dua jenis uji program, yaitu :
c)
White Box Testing
Tes ini dimaksudkan untuk memprediksi cara kerja software
secara rinci. Salah satu bentuk uji white box adalah uji konversi di
mana pengujian dianggap sukses jika fungsi-fungsi software dapat
berjalan sesuai dengan ekspektasi pengguna sistem.
d)
Black Box Testing
Tes ini dilakukan melalui uji coba antar muka software.
Tujuan uji ini adalah pencarian kesalahan / error pada fungsi
dikarenakan adanya kesalahan fungsi, hilangnya fungsi pada sistem, antar muka,
struktur data, dan kinerja yang tidak sempurna. Salah satu contoh black box
testing adalah uji validasi. Untuk melakukan pengujian, maka
langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah menjalankan aplikasi, menambahkan
data dan menyimpan data.
- Konversi sistem
Merupakan tahap peralihan dari penggunaan sistem lama
ke sistem baru.
- Implementasi Lanjutan
Merupakan tahap pengembangan sistem secara lebih
lanjut, monitorisasi sistem dan penjagaan sistem dari kemungkinan terjadinya error
yang tidak dapat dicegah.
·
Memiliki duplikat website yang digunakan untuk
sistem secara keseluruhan
Duplikasi dapat dilakukan dengan memindahkan data yang
ada dalam website ke dalam media penyimpanan seperti CD-ROM atau flashdisk
sebagai antisipasi kesalahan jika pada suatu saat terdapat kesalahan pada
sistem. Hal ini akan mempermudah lembaga sekolah dalam melakukan backup data
jika diperlukan.
BAB 4
PENUTUP
4.
KESIMPULAN
DAN SARAN
4.1.
Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan
bahwa :
·
Langkah-langkah yang spesifik mulai dari analisa sistem,
definisi masalah, analisa kebutuhan sistem, dan berbagai aktivitas yang
mendukung terbentuknya SIM yang interaktif dan menarik.
·
Website merupakan
media penyampaian informasi yang dapat menarik minat pengguna dan meningkatkan
kualitas baik bagi pihak sekolah maupun luar sekolah.
·
Penggunaan SIM menunjukkan citra positif lembaga
sekolah tidak hanya dalam ruang lingkup nasional melainkan juga internasional
dikarenakan penggunaan teknologi terbaru identik dengan penyesuaian dengan
standar yang digunakan di berbagai negara.
·
Sistem dapat meningkatkan kualitas pelayanan informasi
melalui penyediaan informasi yang up-to-date dan jelas.
4.2.
Saran
Beberapa saran yang dapat diungkapkan untuk
meningkatkan penelitian di masa yang akan dating, antara lain :
·
Manajemen database sistem yang berkaitan dapat
ditingkatkan dengan menerapkan konsep pengembangan sistem database yang
terkait dengan lembaga sekolah. Hal ini bisa berupa penambahan fitur backup data
untuk mencegah ancaman terhadap data di masa depan.
·
Dari segi antar muka, website dapat
dikembangkan secara interaktif dan user friendly sehingga menarik minat
pengguna dan mempermudah proses komunikasi.
·
Pemeliharaan sistem dengan melakukan maintenance perangkat
lunak dan keras secara teratur.
·
Penambahan fitur-fitur seperti untuk alumni agar
terjalin hubungan antara alumni dengan lembaga sekolah dan sebagai penyedia
informasi tambahan.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,2001. Sistem Teknologi Informasi, hal 34
Moekijat,Pengantar Sistem Informasi Manajemen,
(Bandung: Mandar Maju, 2005).hal 9
Eti Rochaety, dkk, Sistem Informasi Manajemen
Pendidikan, (Jakarta: PT Bumi Aksara)
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dukomentasi, (Bandung:
Remaja Rosda Karya, 1987), hal. 39.
Robert G. Murdick and Joel. E. Ross, Sistem Informasi
Manajemen Modern,
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2001) hal. 8
& hal. 16
