Tomohon, 12 April 2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan yang maha kuasa atas segala rahmat dan anugerah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Makalah kesekretariatan ini tepat pada waktunya.
Saya sadar bahwa sepenuhnya dalam penyusunan tugas makalah ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu saya untuk menyelesaikan tugas makalah ini .
Dengan segala keterbatasan yang ada saya menyadari bahwa penulisan tugas makalah ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan, tetapi dibalik segala kekurangan yang ada saya berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Terima kasih .
Tomohon, April 2016
Christian E. Wondal
DAFTAR ISI
COVER
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
BAB I PENDAHULAN ..
A. LATAR BELAKANG 1
B. RUMUSAN MASALAH 2
C. TUJUAN PENULISAN 2
BAB II PEMBAHASAN
A. BAGAIMANA KIAT-KIAT ANDA MENJADI SEKRETARIS YANG PROFESIONAL
DALAM ERA INFORMASI GLOBAL SAAT INI 3
B. BUAT AGENDA AKTIVITAS ANDA SEBAGAI SEKRETARIS DAN PENGELOLAAN AGENDA PIMPINAN 5
C. BAGAIMANA BERKUMUNIKASI YANG BAIK, PENYAJIAN DAN PENDISTRIBUSIAN INFORMASI 7
D. MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN 8
E. SURAT MENYURAT 9
BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN 15
B. SARAN 15
DAFTAR PUSTAKA 16
LAMPIRAN 17
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan. Sekretaris tidak dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi tugas sekretaris dari hari kehari semakin berkembang.
Dengan berkembangnya tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan/sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin.
Sebagai sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah pelaksanaan analisa kegiatan dibidang administrasi, pengadaan kegiatan yang bersangkutan, menjadi penyambung lidah antar pimpinan dengan pihak eksternal maupun internal dan menjadi pengganti pimpinan dalam pengambilan keputusan.
Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk bisa mencapai hasil yang telah ditetapkan. Sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja. Kinerja adalah hasil atau tingkat seorang secara keseluruhan selama periode tertentu didalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil, target atau sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama.
Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan. Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.
Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.
Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas wawasan. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer.
B. RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam makalah ini antara lain :
1. Bagaimana kiat-kiat anda menjadi sekretaris yang profesional dalam era informasi global saat ini
2. Buat agenda aktivitas anda sebagai sekretaris dan pengelolaan agenda pimpinan anda.
3. Bagaimana berkomunikasi yang baik, penyajian dan pendistribusian informasi.
4. Mengatur perjalanan dinas pimpinan.
5. Surat menyurat.
C. TUJUAN MASALAH
1. Menjelaskan bagaimana kiat-kiat anda menjadi sekretaris yang profesional dalam era informasi global saat ini
2. Menjelaskan cara membuat agenda aktivitas anda sebagai sekretaris dan pengelolaan agenda pimpinan anda.
3. Menjelaskan bagaimana berkomunikasi yang baik, penyajian dan pendistribusian informasi.
4. Menjelaskan cara mengatur perjalanan dinas pimpinan.
5. Membuat surat menyurat.
BAB II
PEMBAHASAN
A. BAGAIMANA KITA-KIAT ANDA MENJADI SEKRETARIS YANG PROFESIONAL DALAM ERA INFORMASI GLOBAL SAAT INI
Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi.
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
a) Penerima mengerti atau memahami isi pesan
b) Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
c) Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki olehpengirim.
Dalam menghadapi atasannya seorang sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara di depan publik atau pada saat meeting. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia harus menjadiorang metodis, dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik, dengan pikiran yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera berurusan dengan korespondensi.
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
b. Pengetahuan akan produk dari perusahaan
c. Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
d. Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik .Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan dalam mengembangkan skill Human Relations Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking, Komponen yang positif pada first impression :
1) Sebut nama lawan bicara Anda
2) Sambut tamu di pintu ruang Anda
3) Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
4) Salam dan mengulurkan tangan
5) Jangan bicara terlalu pelan / keras
6) Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder, Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete, Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful, Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
B. MEMBUAT AGENDA AKTIVITAS ANDA SEBAGAI SEKRETARIS DALAM PENGELOLAAN AGENDA PIMPINAN ANDA.
Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan.Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan.Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.
1. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Contoh :
Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
- Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.
2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan
Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain.
3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:
1. Menerima dan menghimpun surat.
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.
Mengatur kegiatan rapat pimpinan.
Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat.Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan.
Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat.Seorang sekretris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat.
Rapat resmi mempunyai ciri : adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol.
- Rapat tidak resmi : dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi.
- Bersifat mengikat : rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat.
Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera membuat perencanaan rapat.Dalam hal ini sekretaris berperan penting untuk menentukan produktivitas rapat, tugas seorang sekretaris yang sangat perlu diperhatikan dalam merencanakan rapat yang bersifat resmi yaitu persiapan ruang dan tata ruang rapat, ruangan sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di operatin room atau conference bisa juga di hotel, selain iu persiapkan pula tata ruang rapat sehingga seorang sekretaris dpat menyesuaikan ruangan dengan jumlah partisipan rapat.
Tugas selanjutnya yang juga perlu perhatian seorang sekretaris yaitu membuat surat undangan rapat, surat dibuat dengan sebaik dan seefektif mungkin.
Menyusun acara atau agenda rapat, disusun secara tepat, waktu, tempat dan acara tersusun jelas dan berurutan, selain itu seorang sekretaris mempersiapkan daftar hadir berbentuk buku tamu ataupun lembaran yang telah dibuat sekretaris, tujuan dibuatnya daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai bukti serta dokumentasi.
Tugas yang utama dalam mengadakan kegiatan rapat adalah mempersiapkan bahan rapat, bahan rapat di buat jauh sebelum rapat dilaksanakan, yang harus dipersiapkan adalah hasil rapat sebelumnya, bahan materi rapat serta alat tulis kantor.
Hal-hal lainyang sangat menunjang kegiatan rapat yaitu papan tulis, ohp, power point, dokumentasi dll, sekretaris harus menyiapkan peralatan rapat yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan rapat.
Membuat catatan hasil rapat (notulis), catatan laporan singkat tentang hasil rapat disebut otula, fungsi notula sebagai bukti telah diadakan rapat , sumber informasi, sebagi landasan rapat berikutnya dan sebagai media pengingat. Notula berisi hal-hal penting yang menyebutkan rincian tentang semua pelaksanaan rapat, lalu notula disahkan oleh ketua rapat.
Pengiriman hasil rapat merupakan tulisan singkat secara jelas, kemudian disampaikan kembali kepada seluruh peserta rapat yang hadir.Tindak lanjut rapat meliputi keputusan yang harus ditindak lanjuti pada pertemuan berikutnya.
C. BAGAIMANA BERKOMUNIKASI YANG BAIK, PENYAJIAN DAN PENDISTRIBUSIAN INFORMASI
1) Berkomunikasi yang baik
Salah satu tugas seorang sekretaris adalah berkomunikasi melalui telepon.Seorang sekretaris harus ramah terhadap pelanggan supaya mendapatkan kesan yang baik bagi pelanggan. Kesan yang baik terhadap suatu perusahaan didapatkan dari bagaimana seseorang customer/pelanggan mendapatkan perlakuan atau pelayanan dari tiap-tiap anggota perusahaan tersebut dalam berbagai kesempatan. Penampilan yang menarik, tanggapan, atau sikap tubuh yang positif sangat berpengaruh dalam menggambarkan keadaan suatu perusahaan.
Bila seorang sekretaris menyapa seorang tamu, kesan yang mereka dapatkan dengan mudah diperoleh melalui sikap tubuh, sopan santun, dan penampilan kita.Tidak demikian bila kita mempergunakan telepon untuk berkomunikasi.Wujud fisik atau penampilan kita tidak terlihat.Kesan si penelepon terhadap kita khususnya, dan perusahaan pada umumnya, semata-mata didapat dari suara, apakah riang, penuh perhatian, atau membosankan, menyakitkan. Suara yang dipancarkan sekretaris pancarkan dapat menciptakan lukisan atau image yang sangat luas, baik tentang sekretaris maupun perusahaan yang dibawa.
Kesan yang timbul dari suara dalam telepon sangat luas. Kepribadian seseorang akan jelas tercermin dari bagaimana ia mengatakan sesuatu. Untuk itu, apabila dalam menelepon suara harus terlihat menyenangkan, ramah tamah, bersahabat, dan penuh perhatian seperti halnya bertemu langsung dengan penelepon.
2) Penyajian informasi
Penyajian informasi adalah suatu seni. Data dapat dikumpulkan dengan cara terbaik dan diproses secara analitis, membawa banyak nilai dalam informasi, namun jika tidak disajikan dengan benar, mungkin gagal untuk berkomunikasi sesuatu yang berharga kepada penerima. Tingkat komunikasi dipengaruhi oleh metode penularan, cara penanganan informasi dan keterbatasan dan kendala dari penerima sebagai pengolah informasi dan organisasi sebagai pengguna informasi.
3) Pendistribusian informasi
Pendistribusian informasi dilakukan karena mengingat pentingnya mendapatkan informasi perusahaan bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi.
Isu Penting dalam Distribusi Inforamasi
o Penggunaan teknologi
o Cara formal atau informal
o Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
o Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
o Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
o Teknik menyampaikan berita “buruk”
o Pengaturan jumlah jalur komunikasi
D. MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN
a. Daftar Perjalanan Dinas
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan.Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan,stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dannama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuandiselenggarakan.
Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untukwakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila adaperubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegangtembusan.
E. SURAT MENYURAT
Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan.
• Bentuk Surat.
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :
1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat 9. Salam Penutup
2. Tanggal dibuatnya surat 10. Nama jabatan
3. Nomor Surat 11. Tanda Tangan
4. Lampiran 12. Nama yang mendatangani
5. Hal 13. Tembusan
6. Surat yang di tujukan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
CONTOH SURAT
Tomohon 14 April 2016
PT. Indo Karya
Jalan Samratulangi
Manado
Yang Terhormat,
Menurut pesanan Bapak tanggal 12 April 2016 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal 20 April 2016.
Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT. Indo Karya
Christian Wondal
DIREKTUR
2. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat
2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat
3. Nomor Surat 9. Salam Penutup
4. Lampiran 10. Nama jabatan
5. Hal 11. Tanda Tangan
6. Surat yang di tujukan 12. Nama yang mendatangani
7. Salam Pembukaan 13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH SURAT
Tomohon, 14 April 2016
Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Manado
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 12 Mei 2016, Bank BCA Cabang Manado akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Bank Danamon
Christian Wondal
Pimpinan
3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat
2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat
3. Nomor Surat 9. Salam Penutup
4. Lampiran 10. Nama jabatan
5. Hal 11. Tanda Tangan
6. Surat yang di tujukan 12. Nama yang mendatangani
7. Salam Pembukaan 13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH SURAT
Manado, 12 April 2016
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Manado
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 10 April 2016. Kemudian mulai tanggal 15 April 2016 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Penerbit TRIBUANA
Christian Wondal
4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH SURAT
Bitung, 12 April 2016
PT Multi Nabati Sulawesi
Jalan Madidir
Bitung
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 8 April 2016 Tomohon hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.
Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
PT Aneka Pupuk
Christian Wondal
Direktur
5. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat 9. Salam Penutup
2. Tanggal dibuatnya surat 10. Nama jabatan
3. Nomor Surat 11. Tanda Tangan
4. Lampiran/Hal 12. Nama yang mendatangani
5. Hal/Lampiran 13. Tembusan
6. Surat yang di tujukan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
CONTOH SURAT
Bitung, 12 April 2016
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 6 April 2016.
Kemudian mulai tanggal 8 April 2016 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi. Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Penerbit ”TRI ANGKASA”
Chrstian Wondal
Direksi Teknik
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Dalam Fungsinya sebagai sekretaris yang professional, sekretaris dituntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas .Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris profesional tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris profesional harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris dan menuntut kemampuan yang memadai.
Seorang sekretaris yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional
B. SARAN
Menjadi seorang sekretaris yang profesional tidaklah mudah, tetapi menjadi seorang sekretaris yang profesional dizaman global ini, seorang sekretaris harus mampu bersikap yang baik,ramah,bijaksana serta betanggungjawab dalam tugas dan tanggungjawab yang diberikan.
DAFTAR PUSTAKA
Barnes, Carolyn and Manning, Marilyn. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional, Batam Centre: Bina rupa Aksara.
Daniels, Diane and Barron, Ann. 1995. Sekretaris Profesional Pengakuan dan Keberhasilan, Jakarta: Erlangga.
Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan, Yogyakarta: Graha Ilmu
Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta: Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM.
http://susilawati.wordpress.com/2007/09/26/sekretaris-dalam-era-global/
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/
Diktat kesekretariatan , disususn oleh Yohanes sae, akademi manajemn bumi sebalo bengkayang 2011/2012.\
http://aguswibisono.com/2010/efektif-dan-efisien/.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar